PAVO yw cyngor gwirfoddol sirol Powys. Ein cenhadaeth yw Helpu Sefydliadau a Gwella Bywydau Pobl.  Un o 19 o sefydliadau sy’n bartneriaid Cymorth Trydydd Sector Cymru (TSSW) ydym, sef rhwydwaith cenedlaethol o gyrff seilwaith y trydydd sector ar draws Cymru, sy’n gweithio ar lefel leol, ranbarthol a chenedlaethol i gyflenwi Trydydd Sector Cynaliadwy, Llewyrchus, Dulliau Llywodraethu Da, Gwirfoddoli a Dylanwadu ac Ymgysylltiad Strategol.

Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu amdanoch, sut a pham, a gyda phwy fyddwn yn ei rhannu?

Gweler isod manylion ynghylch sut byddwn yn casglu ac yn defnyddio data personol mewn amgylchiadau amrywiol.  Ar gyfer pob categori, rydym yn olrhain y diben neu ddibenion cyfreithiol o ran prosesu gwybodaeth; ni fyddwn yn defnyddio’r wybodaeth i gysylltu â nhw am unrhyw reswm arall.

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol mor bell â’i fod yn angenrheidiol i gyflawni’r rheswm dros ei chasglu.  Bydd hyn yn amrywio yn ddibynnol ar y sefyllfa, ond unwaith na fydd ei hangen at y diben hwnnw, byddwn yn dileu unrhyw wybodaeth bersonol.

Ymwelwyr â’n gwefan

Pan fydd rhywun yn ymweld â www.powysmentalhealth.org rydym yn defnyddio gwasanaeth trydydd parti, Google Analytics, i gasglu gwybodaeth mewngofnodi safonol a manylion eich patrymau ymddygiad fel ymwelydd, i ddysgu pethau megis nifer y bobl sy’n ymweld ag adrannau amrywiol y wefan. Nid yw’r ffordd y prosesir yr wybodaeth yma’n adnabod unrhyw un. Ni fyddwn yn gwneud, ac nid ydym yn caniatáu i Google wneud, unrhyw ymdrech i ddarganfod pwy sy’n ymweld â’n gwefan.

Os byddwn am gasglu gwybodaeth i adnabod unigolion trwy ein gwefan, rydym yn gwneud hyn yn amlwg, a chi fydd yn darparu’r wybodaeth.  Rydym yn egluro hyn wrth gasglu gwybodaeth bersonol gennych, a byddwn yn egluro beth fyddwn yn ei wneud gyda’r wybodaeth.

Ymgeiswyr am swyddi

Byddwn yn llunio rhestr fer ar gyfer unrhyw swyddi trwy ddefnyddio gwybodaeth ddienw, a byddwn ond yn defnyddio eich manylion cyswllt ar ôl cwblhau’r broses honno, i’ch hysbysu a fyddwch yn cael cyfweliad ai peidio ac i’ch hysbysu am ganlyniad cyfweliad. Mae hysbysiad preifatrwydd llawn yn rhan o’r pecyn ymgeisio am swydd..

Os ydych am gwyno neu roi adborth inni

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a ddarperir gennych i ymchwilio i gŵyn neu achwyniad yn unol â’n Gweithdrefnau Cwyno. Hefyd byddwn yn cadw cofnod o unrhyw gŵyn a dderbynnir a chanlyniad yr ymchwiliadau, gan gynnwys a ategwyd y gŵyn ai peidio. Mae’r cofnod hwn yn cynnwys enw’r achwynydd ond nid ei fanylion cyswllt.  Caiff y ffurflen cwyno gyda manylion cyswllt ei dinistrio blwyddyn ar ôl diwedd yr ymchwiliad, gan gynnwys unrhyw apêl.

Rydym yn defnyddio eich adborth i wella’n gwasanaethau ac i ddangos y gwahaniaeth a wneir gan ein gwasanaethau.  Ni fyddwn yn priodoli adborth oni fyddwch wedi rhoi caniatâd penodol inni wneud hynny. Rydym yn cadw unrhyw adborth am flwyddyn ar ôl diwedd y cyfnod perthnasol, er mwyn gallu ei ddefnyddio at ddibenion adrodd ac i hysbysu ein cynllunio ar gyfer y flwyddyn ganlynol.

E-fwletin a newyddion arall – gwybodaeth

Cedwir holl gysylltiadau TSSW ar system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) a chysylltir â nhw i weld pa wybodaeth maent am ei derbyn gennym a sut maent am ei derbyn.  Cliciwch yma am fanylion.  Rydym yn defnyddio system postio ar-lein, Mailchimp, i greu a dosbarthu gwybodaeth a chedwir eich cyfeiriad ebost yn unig (dim data personol arall) o fewn eu system nhw; gallwch ddarllen datganiad preifatrwydd Mailchimp YMA https://mailchimp.com/legal/privacy/. Mae PAVO wedi optio allan o ganiatau i Mailchimp ddefnyddio ein data at ddibenion dadansoddeg, ac mae opsiwn arall hefyd ichi reoli eich data (mae’r wybodaeth ar sut i wneud hyn yn rhan o Ddatganiad Preifatrwydd Mailchimp) pe dymunir gwneud hynny.

Os byddwch yn defnyddio ein blogiau, tudalen Facebook neu gyfryngau cymdeithasol eraill trwy wefan PAVO, ni fydd angen ichi roi unrhyw ddata personol.

 

Defnyddwyr gwasanaethau

Gwasanaeth Cyfeillion Powys

Cysylltwyr Cymunedol

Pan atgyfeirir cleientiaid, neu pan fydd cleientiaid yn hunanatgyfeirio, at y Tîm Cysylltwyr Cymunedol, byddwn yn casglu enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn a gwybodaeth berthnasol angenrheidiol er mwyn cyflenwi’r gwasanaeth.  Gall hyn gynnwys gwybodaeth am iechyd a llesiant neu amgylchiadau personol cleient, pan fydd angen inni sicrhau ein bod yn gallu cyfeirio’r cleient at wasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol priodol.  Cedwir yr holl wybodaeth yma’n ddiogel ar fas data ar weinyddwr yn yr AEE a byddwn yn ei rhannu gyda darparwr y system at ddiben gweinyddu a chynnal a chadw’r system yn unig.

Er mwyn darparu’r gwasanaeth gorau posib i’n cleientiaid, byddwn yn rhannu gwybodaeth berthnasol gyda’n partneriaid ym Mwrdd Iechyd Addysgu Powys a Chyngor Sir Powys, i sicrhau eu bod yn cael mynediad at y gwasanaethau sy’n bwysig iddyn nhw.  Byddwn ond yn rhannu’r wybodaeth sydd ei hangen er mwyn darparu gwasanaethau gofal cymdeithasol oedolion i’r cleient neu os oes gofyn gwneud hynny dan y gyfraith.

Ym mhob achos, defnyddir yr wybodaeth gan weithwyr proffesiynol ym maes iechyd a gofal cymdeithasol ym Mhowys, sy’n gysylltiedig â gofal uniongyrchol y cleient.

Byddwn yn cadw enwau, cyfeiriadau a rhifau ffôn cleientiaid a manylion perthnasol am y gwasanaeth am 10 mlynedd, er mwyn gallu aros mewn cysylltiad gyda nhw.  Os nad ydym wedi cyfathrebu gyda chleient yn ystod y cyfnod hwn, byddwn yn dileu’r holl ddata personol sydd gennym ar ddiwedd y cyfnod hwn.

Am fwy o fanylion ynghylch sut y caiff gwybodaeth cleientiaid ei phrosesu gan Wasanaethau Cymdeithasol Oedolion Cyngor Sir Powys, cliciwch yma.

Cyfranogiad

Rydym yn cynnal gweithgareddau ymgysylltu amrywiol er mwyn i unigolion dweud eu dweud wrthym ar amrediad o faterion lleol a chenedlaethol. Byddwn yn dwyn yr adborth yma at sylw pobl briodol er mwyn ei ddefnyddio i wella ein gwasanaethau ni yn ogystal â’r gwasanaethau a ddarperir gan gyrff statudol, megis y cyngor a’r bwrdd iechyd lleol, a hefyd Llywodraeth Cymru.

Fel aelod o TSSW, rydym yn defnyddio CRM (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid) cyffredin i gadw manylion y sawl rydym yn gweithio gyda nhw o’r trydydd sector a’r sectorau preifat a statudol (cliciwch yma am fwy o wybodaeth) yn ogystal ag unigolion sy’n byw ym Mhowys. Bydd hyn yn cynnwys cyfeiriadau ebost gwaith, sef data personol, ynghyd â rhai cyfeiriadau ebost personol a manylion y rhyngweithio gyda’r unigolion hyn, a lle bo’nberthnasol, y sefydliadau maent yn gweithio iddynt.

Defnyddir yr wybodaeth yma i’n galluogi i gyflenwi ein gwasanaethau mewn ffordd effeithiol ac effeithlon/  Byddwn yn adolygu’r data ar ein CRM yn rheolaidd, ac yn ei ddiweddaru neu ei ddileu fel a phan fo angen.  Byddwn yn anfon gwybodaeth farchnata uniongyrchol yn unig at ein cysylltiadau os oes gennym ganiatâd penodol i wneud hynny.

Hefyd byddwn yn cadw manylion y sawl sy’n dod i’n cyrsiau hyfforddi ar y CRM cyffredin, gan gynnwys manylion yr hyfforddiant a fynychwyd ac unrhyw achrediadau a dderbyniwyd, at ddibenion monitro.  Yn achos hyfforddiant MiDAS byddwn yn defnyddio’r wybodaeth yma i ddarparu dogfennau cysylltiedig, i anfon diweddariadau mewn perthynas â MiDAS ac i fonitro a gwerthuso cynllun MiDAS.

Pan fyddwch yn dod ar un o’n cyrsiau, gofynnir ichi lenwi ffurflen gwerthuso; mae’r ffurflen hefyd yn gofyn a hoffech inni gysylltu â chi mewn perthynas â hyfforddiant arall a gynigir gan PAVO. Os byddwch yn cytuno inni gysylltu â chi mewn perthynas â hyn, cofnodir hyn ar y CRM. Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl yn hyn o beth trwy ebostio: training@pavo.org.uk.

Y sawl sy’n darparu nwyddau a gwasanaethau inni

Er mwyn prosesu a gwneud taliadau, mae’n rhaid inni ddefnyddio rhai neu’r holl fanylion a roddwyd inni, megis enw cyswllt a chyfeiriad ebost, cyfeiriad a manylion banc. Mewn rhai achosion gwybodaeth bersonol fydd hon.  Os taw dyna’r achos, byddwn yn prosesu’r wybodaeth yn gyfreithlon, ac mewn ffordd sy’n parchu ac yn diogelu hawl preifatrwydd yr unigolyn. Byddwn yn cadw’r holl wybodaeth yn ddiogel ar fas data ar weinyddwr yn yr AEE. Byddwn yn ei rhannu gyda darparwr y system at ddiben gweinyddu a chynnal a chadw’r system yn unig.

Rydym yn adolygu ein llyfr gwerthiant yn flynyddol ac yn dileu manylion unrhyw un sydd heb dderbyn taliad gennym o fewn y ddwy flynedd diwethaf.

Sut byddwn yn diogelu eich gwybodaeth?

Mae mesurau gweinyddol, technegol a chorfforol mewn bodolaeth, ar ein gwefan ac yn fewnol, er mwyn diogelu yn erbyn a lleihau cymaint â phosib y risg o golled, camddefnyddio neu brosesu neu ddatgelu anawdurdodedig yr wybodaeth bersonol sydd gennym.

Os caiff gwybodaeth ei chadw ar weinyddwyr, lleolir y rhain o fewn yr AEE.  Os nad dyna’r achos, byddwn yn sicrhau fod trefniadau cytundebol safonol a gymeradwyir gan y Comisiwn Ewropeaidd yn eu lle.

Eich hawliau

Fel unigolyn, mae gennych hawliau y gellir eu hymarfer mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Maent fel a ganlyn:-

• Hawl i gael mynediad at gopi o’r wybodaeth sydd yn eich data personol
• Hawl i wrthwynebu prosesu sy’n debygol o achosi neu sy’n achosi niwed neu drallod
• Hawl i atal prosesu rhag marchnata uniongyrchol
• Hawl i wrthwynebu penderfyniadau a wneir trwy ddulliau awtomatig

• Hawl mewn amgylchiadau penodol i gywiro, atal, dileu neu ddinistrio data personol anghywir

• Hawl i hawlio iawndal ar gyfer niwed a achoswyd gan dorri’r Ddeddf Diogelu Data

Cwcis

O safbwynt llawer o bobl sy’n ymweld â’n gwefan, nid ydym yn casglu unrhyw wybodaeth.  Er hynny, pan fyddwn yn darparu gwasanaethau, rydym am sicrhau eu bod yn rhwydd, defnyddiol a dibynadwy. Weithiau bydd hyn yn golygu gosod rhywfaint o wybodaeth ar eich dyfais, megis cyfrifiadur neu ffôn symudol. Mae’r rhain yn cynnwys ffeiliau bach a elwir cwcis.

Nid yw ein cwcis yn cynnwys unrhyw ddata sy’n benodol i’r unigolyn, felly diogelir eich preifatrwydd. Nid ydynt yn cynnwys eich cyfeiriad ebost, ac nid ydynt yn dweud wrthym pwy ydych.

Defnyddir cwcis i fonitro ein gwefan, defnydd ohoni, gan gynnwys nifer yr ymwelwyr a’r tudalennau a welwyd. Hefyd rydym yn defnyddio cwcis i wella profiad y defnyddiwr tra byddwch ar ein gwefan, gan gynnwys:

• Galluogi gwasanaeth i adnabod eich dyfais fel nad oes rhaid ichi roi’r un wybodaeth yn ystod un dasg
• Cydnabod eich bod eisoes wedi rhoi enw defnyddiwr a chyfrinair, felly nid oes rhaid eu rhoi ar gyfer pob tudalen rydych yn gofyn ei gweld

Sut gallaf atal cwcis, a beth fydd effaith hyn?

Gallwch atal defnyddio cwcis ar eich cyfrifiadur trwy ffurfweddu eich porwr i beidio eu derbyn. Fodd bynnag, er mwyn gwneud y defnydd gorau o’n gwefan, bydd angen galluogi cwcis. Dylid cyfeirio at fodd chwilio ‘help’ eich porwr am wybodaeth ar sut i alluogi ac analluogi cwcis.

Os ydy cwcis ar eich system yn barod, gellir eu dileu – Am fwy o fanylion ar ddileu cwcis ewch at: http://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies.  Noder: gall dileu cwcis penodol arwain at anawsterau wrth lywio gwefannau.

Cysylltu â ni

Os hoffech gysylltu er mwyn trafod yr hysbysiad preifatrwydd hwn, neu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, i arfer eich hawliau neu i roi adborth neu i gwyno am ddefnydd o’ch gwybodaeth dylid cysylltu ag:-

Angela Owen, Pennaeth Gwasanaethau Mewnol
PAVO, Plas Dolerw, Ffordd Milford, Y Drenewydd, Powys, SY16 2EH
angela.owen@pavo.org.uk
01686 626220